Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Barona Enterprise
• NIT: 901.402.517-1
• Domicilio y dirección: Bogotá D.C. (sector Colina), Colombia; también atendemos desde Villeta, Cundinamarca
• Correo para ejercer tus derechos: info@baronaenterprise.com (asunto: "Datos personales – Barona POS")
• Teléfono: +57 324 669 4053
• Área o persona responsable de atender consultas y reclamos: Área de protección de datos personales de Barona Enterprise, en info@baronaenterprise.com

2. Marco legal y alcance

Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Aplica a los datos personales que se tratan con ocasión de Barona POS: su sitio web, la caja, la pantalla para el cliente, el Barona Conector de Caja, los conectores con software contable y los canales de soporte.

Barona POS comparte las cuentas de usuario con Barona Contable. Para las funciones contables aplica también la política de privacidad de Barona Contable, que es coherente con esta.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales se tratan.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable, siguiendo sus instrucciones.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. Responsable y encargado: los dos papeles de Barona Enterprise

En Barona POS hay dos tipos de datos y Barona Enterprise tiene un papel distinto frente a cada uno:

Cuando un comercio identifica a un cliente en la caja (por ejemplo, para expedirle factura electrónica o para venderle fiado), es el comercio quien recoge esos datos, quien debe informar al cliente para qué los usa, obtener su autorización cuando la ley lo exija, contar con su propia política de tratamiento y atender sus consultas y reclamos.

Frente a esos datos, Barona Enterprise, como encargado:

• Los trata únicamente para prestar el servicio al comercio y siguiendo sus instrucciones, y no los usa para fines propios.
• Los protege con las medidas descritas en esta política y en la página de Seguridad.
• Ayuda al comercio a atender las solicitudes de sus clientes, por ejemplo permitiéndole consultar, corregir o exportar sus datos.
• Si un cliente final escribe directamente a Barona Enterprise, trasladará la solicitud al comercio responsable e informará de ello al titular.

5. Datos que se tratan

Datos sensibles. Barona POS no pide datos sensibles. Algunos negocios, como las droguerías, pueden revelar información de salud si asocian compras a un cliente identificado: el comercio debe identificar a sus clientes solo cuando sea necesario y, si trata datos sensibles, obtener la autorización expresa que exige la ley. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.

6. Finalidades

Como responsable, Barona Enterprise trata los datos para:

• Crear y administrar las cuentas, autenticar a los usuarios y aplicar la verificación en dos pasos.
• Prestar, mantener y mejorar el servicio, y medir el uso de los planes contratados.
• Facturar y cobrar la suscripción y los paquetes de documentos electrónicos.
• Atender soporte, peticiones, quejas y reclamos.
• Proteger la plataforma: prevenir fraudes y accesos no autorizados, y mantener registros de seguridad.
• Enviar comunicaciones del servicio: avisos de la cuenta, vencimientos, mantenimientos y cambios en los términos o en esta política.
• Con tu autorización, informarte sobre novedades de Barona POS y Barona Contable. Puedes pedir que no te las enviemos en cualquier momento.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Como encargado, por cuenta de cada comercio, para:

• Registrar las ventas, expedir el POS electrónico o la factura electrónica y transmitirlos a la DIAN.
• Imprimir tiquetes, mostrar la cuenta en la pantalla para el cliente y llevar el control de fiados y abonos.
• Generar reportes y cierres de caja, y enviar la información al software contable que el comercio conecte.
• Guardar copias de respaldo y permitir al comercio consultar y exportar su información.

Barona Enterprise no vende ni alquila datos personales y no los usa para publicidad propia ni de terceros.

7. Autorización

Barona Enterprise obtiene la autorización de sus usuarios al crear la cuenta, por medio de la casilla de aceptación, y conserva prueba de ella. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como el cumplimiento de una orden legal o judicial o los datos de naturaleza pública.

La autorización de los clientes finales y de los trabajadores del comercio la obtiene el comercio, como responsable. Los datos necesarios para expedir documentos electrónicos se tratan además en cumplimiento de las obligaciones tributarias del comercio.

8. Transmisión y transferencia de datos

• Microsoft Azure (servidores, almacenamiento, copias de respaldo y correo): actúa como encargado de Barona Enterprise, bajo sus compromisos contractuales de seguridad y confidencialidad. Los datos pueden alojarse en centros de datos ubicados fuera de Colombia, incluidos los Estados Unidos, en países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos según los criterios de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• DIAN: recibe los documentos electrónicos que el comercio expide, con los datos del adquirente que exige la norma, en cumplimiento de obligaciones legales.
• Software contable conectado por el comercio (Barona Contable, Siigo, Alegra, World Office, Helisa, ContaPyme, Loggro u otros): recibe las ventas solo cuando el comercio configura la conexión, por instrucción suya. Cada tercero trata los datos según sus propias políticas.
• Autoridades: cuando exista una orden legal o judicial.

9. Datos guardados en el equipo para el modo sin conexión

Para que la caja funcione sin internet, el navegador del equipo de caja guarda información en su almacenamiento local (IndexedDB y localStorage) y en la caché del service worker:

• Ventas pendientes: las ventas hechas sin conexión, con sus productos, valores, medios de pago y, si se identificó, los datos del cliente. Se borran del equipo cuando se sincronizan.
• Catálogo y configuración: datos de la empresa, productos y precios, medios de pago, numeraciones y bloques de números reservados para la caja, y turnos abiertos.
• Sesión guardada: nombre, correo y empresas del usuario, para poder abrir la caja sin conexión. No se guarda la contraseña.
• Venta en curso y preferencias del equipo: el carrito actual, la impresora, el cajón, la balanza y el visor configurados, y la llave (token) de emparejamiento con el Barona Conector de Caja, que nunca se envía a los servidores de Barona Enterprise.

Estos datos permanecen en el equipo hasta que se sincronizan, se reemplazan o se borran los datos del sitio en el navegador. Cerrar sesión no borra las ventas pendientes, para que no se pierdan. Mientras haya una sesión guardada, la caja puede abrirse sin conexión en ese equipo. Por eso el comercio debe:

• Usar como caja equipos bajo su control, con cuentas del sistema operativo protegidas y solo para personas autorizadas.
• Sincronizar antes de cambiar o desechar un equipo, y luego borrar los datos del sitio en el navegador.
• No borrar los datos del navegador mientras haya ventas pendientes.

El detalle de cada elemento está en la Política de cookies y almacenamiento local.

10. Derechos de los titulares

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Escribe a info@baronaenterprise.com con el asunto "Datos personales – Barona POS", indicando tu nombre, tu número de documento, tu solicitud, la dirección o el correo donde quieres recibir respuesta y los documentos que quieras hacer valer. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que te autoriza.

Consultas

Se responden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, o por presunto incumplimiento, se responden en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes que lo completes; si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, se entenderá que desististe. Mientras se resuelve, el dato se marcará como "reclamo en trámite".

Datos de clientes de un comercio

Si eres cliente de un comercio que usa Barona POS, dirige tu solicitud a ese comercio, que es el responsable de tus datos. Si la envías a Barona Enterprise, la trasladaremos al comercio y te informaremos de ello.

12. Datos de niños, niñas y adolescentes

Barona POS no está dirigido a menores de edad y solo los mayores de edad pueden crear una cuenta. Si un comercio registra datos de menores, por ejemplo como clientes, debe hacerlo solo cuando sea necesario, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales y con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a la reglamentación vigente.

13. Seguridad de la información

Barona Enterprise protege los datos con conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas guardadas como huellas con derivación de claves, verificación en dos pasos, control de acceso por roles, clave de supervisor para acciones sensibles de la caja, cifrado de certificados digitales, PIN y credenciales de los conectores, aislamiento de la información de cada empresa, bitácora de auditoría y copias de respaldo diarias. El detalle está en la página de Seguridad.

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, Barona Enterprise lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los comercios afectados en los términos que exige la ley, para que estos puedan informar a sus clientes.

14. Conservación

Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades de esta política y las obligaciones legales, contables y tributarias. Cuando un comercio cancela, su información se conserva durante noventa (90) días calendario para que la exporte y luego se elimina o se anonimiza, salvo la que deba conservarse por ley. Las copias de respaldo se eliminan según su ciclo normal de rotación.

15. Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página y se comunicará a los usuarios antes de implementarlo, por correo o dentro de la aplicación. Si el cambio se refiere a las finalidades del tratamiento, se pedirá una nueva autorización.

16. Vigencia

Esta política rige desde el 7 de octubre de 2026 (versión 1.0). Las bases de datos se conservarán mientras sean necesarias para las finalidades descritas. Barona Enterprise inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando esté obligada a hacerlo.

Documento elaborado por el Equipo de Consultoría Barona Enterprise.