Términos y condiciones del servicio Barona POS

1. Partes y aceptación

Estos términos y condiciones (los "Términos") regulan el uso de Barona POS, servicio de software en la nube de Barona Enterprise, identificada con NIT 901.402.517-1, con domicilio en Bogotá D.C. (sector Colina), Colombia, correo electrónico info@baronaenterprise.com (en adelante, "Barona Enterprise").

Se denomina "Comerciante" a la persona natural o jurídica que crea una empresa en Barona POS para registrar sus ventas, y "Usuario" a cada persona a la que el Comerciante da acceso. Quien acepta estos Términos en nombre de una persona jurídica declara que tiene facultades para obligarla.

Al crear una cuenta, marcar la casilla de aceptación o usar el servicio, el Comerciante y cada Usuario aceptan estos Términos, la Política de tratamiento de datos personales y la Política de cookies. Si no está de acuerdo, no debe usar el servicio.

Barona POS y Barona Contable son productos de la misma familia y comparten las cuentas de usuario, la información de la empresa y la bolsa de documentos electrónicos. Estos Términos aplican a las funciones de punto de venta; las funciones contables se rigen por los términos de Barona Contable. En lo que se refiere a Barona POS, prevalecen estos Términos.

2. Definiciones

• Servicio: la aplicación Barona POS, su sitio web, la caja (/caja), la pantalla para el cliente, los conectores con software contable y el Barona Conector de Caja.
• Caja: punto de venta configurado por el Comerciante, con su numeración y sus turnos.
• Turno: periodo de trabajo de un cajero en una caja, desde la apertura con una base de efectivo hasta el cierre con arqueo.
• POS electrónico: el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., regulado por la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN y las normas que la modifiquen o sustituyan.
• Bolsa de documentos: saldo de documentos electrónicos de la empresa, compartido entre Barona POS y Barona Contable.
• Modo sin conexión: funcionamiento de la caja sin internet, con almacenamiento temporal de las ventas en el equipo.
• Modo simulación: ambiente de práctica que imita el envío a la DIAN sin enviar nada y sin validez fiscal.
• Barona Conector de Caja: programa gratuito para Windows que permite a la caja usar la impresora, el cajón monedero, la balanza y el visor del mismo equipo.

3. Objeto del servicio

Barona Enterprise concede al Comerciante acceso al Servicio bajo la modalidad de software como servicio (SaaS): el software se usa a través del navegador o de la aplicación instalada desde el navegador y se ejecuta en servidores contratados por Barona Enterprise. No hay venta ni entrega del software.

El Servicio permite, entre otras funciones: registrar ventas y devoluciones; manejar cajas, turnos, arqueos, productos, inventario, clientes y cuentas de fiado; expedir el POS electrónico y la factura electrónica de venta; vender sin conexión y sincronizar después; mostrar la cuenta en una pantalla para el cliente; generar reportes; y enviar las ventas a Barona Contable o a otro software contable que el Comerciante conecte.

El Servicio es una herramienta. Las decisiones comerciales, contables y tributarias del Comerciante son de su exclusiva responsabilidad y deben contar con la asesoría de su contador.

4. Cuenta, usuarios y roles

Para usar el Servicio se requiere una cuenta personal con correo electrónico y contraseña. Cada persona debe tener su propio usuario; no se permite compartir credenciales. Los roles disponibles en Barona POS son:

• Propietario: acceso total, incluidos usuarios, cajas, medios de pago, numeración, configuración DIAN, clave de supervisor, conectores y reportes.
• Contador: configuración contable y tributaria, de la caja y de los conectores, y reportes; administra usuarios, excepto a los propietarios.
• Auxiliar: vende y maneja su turno de caja, y registra documentos; no cambia la configuración de la caja.
• Cajero: solo vende, abre y cierra su turno; no ve costos, contabilidad ni otros módulos.

Algunas acciones del cajero y del auxiliar requieren la clave de supervisor que define el Comerciante, por ejemplo devoluciones, descuentos mayores al 20 %, cambios de precio y retiros o ingresos de dinero de la caja.

El Comerciante decide quién tiene acceso y con qué rol, y responde por las acciones de sus Usuarios. Cada Usuario debe custodiar su contraseña, se le recomienda activar la verificación en dos pasos y debe avisar de inmediato a info@baronaenterprise.com si sospecha un uso no autorizado. Las acciones quedan registradas en la bitácora de auditoría con el usuario que las realizó.

Para crear una cuenta se requiere ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar.

5. Planes, límites y precios

El Servicio se ofrece en planes con límites de cajas, usuarios de caja y conectores con software contable externo. Los planes, lo que incluye cada uno, el valor de la caja adicional y los descuentos para empresas que también usan Barona Contable son los precios vigentes publicados en la página de precios al momento de la contratación o de la renovación.

Salvo que se indique otra cosa, los precios se expresan en pesos colombianos e incluyen IVA. Barona Enterprise puede modificar los precios y la composición de los planes; los cambios se informarán con al menos treinta (30) días calendario de anticipación y aplicarán desde la siguiente renovación. El Comerciante que no esté de acuerdo puede cancelar antes de que el cambio tenga efecto.

Si el Comerciante alcanza un límite de su plan, el Servicio se lo indicará y podrá pasarse a un plan mayor o contratar adicionales.

6. Prueba gratuita

Las empresas nuevas pueden tener un periodo de prueba gratuita, con la duración, las funciones y los documentos electrónicos de bienvenida que se publiquen en el sitio al momento del registro. La prueba no exige registrar una tarjeta ni genera cobros automáticos.

Al terminar la prueba, el Comerciante debe elegir un plan para seguir registrando ventas. Mientras tanto conserva el acceso para consultar y exportar su información, en los términos de la sección Exportación de datos al terminar.

7. Pagos, facturación y renovación

• La suscripción se paga por periodos mensuales anticipados, o por el periodo que se publique y el Comerciante elija, por los medios de pago que Barona Enterprise informe.
• La suscripción se renueva por periodos iguales mientras el Comerciante pague. No hay cláusula de permanencia: el Comerciante puede cancelar en cualquier momento y la cancelación tiene efecto al final del periodo pagado.
• Barona Enterprise expedirá la factura electrónica correspondiente a cada pago.
• Los periodos ya iniciados no se reembolsan, salvo cuando la ley lo ordene. Cuando el Comerciante tenga la calidad de consumidor, podrá ejercer el derecho de retracto previsto en el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, en los casos en que proceda.
• Si un pago no se recibe, Barona Enterprise avisará al Comerciante y, si la mora continúa, podrá suspender el registro de nuevas ventas. Durante la suspensión el Comerciante conserva el acceso para consultar y exportar su información.

8. Documentos electrónicos y bolsa de documentos

• Cada POS electrónico, factura electrónica o nota que se transmite a la DIAN en el ambiente de producción descuenta un documento de la bolsa de la empresa. La bolsa es la misma de Barona Contable.
• Los paquetes de documentos se compran según los precios vigentes publicados y pueden usarse durante doce (12) meses desde su compra, salvo que al momento de la compra se informe otra cosa.
• No consumen documentos: los envíos al ambiente de habilitación (pruebas) de la DIAN, los documentos del modo simulación ni los tiquetes internos que no se transmiten a la DIAN.
• Si la bolsa se agota, el Servicio lo avisará y no podrá transmitir nuevos documentos electrónicos hasta que se cargue un paquete o el contador asigne documentos a la empresa.

9. Responsabilidades del Comerciante ante la DIAN

El Comerciante es el obligado a expedir los documentos ante la DIAN; Barona POS es la herramienta que usa para hacerlo. En consecuencia, el Comerciante es responsable de:

1. Habilitación: estar habilitado ante la DIAN para expedir el POS electrónico y, cuando corresponda, la factura electrónica de venta, y completar las pruebas de habilitación con el software que use.
2. Numeración: solicitar, mantener vigente y registrar correctamente en el Servicio la autorización de numeración (prefijo, rango y vigencia) de cada tipo de documento.
3. Certificado y PIN: contar con su propio certificado de firma digital vigente y con el identificador y el PIN del software registrados ante la DIAN, y mantenerlos actualizados en el Servicio.
4. Veracidad: registrar con exactitud los productos, precios, impuestos (IVA, impuesto nacional al consumo y demás), descuentos y datos del adquirente.
5. Factura cuando corresponda: expedir factura electrónica de venta en lugar del POS electrónico cuando el adquirente la solicite o cuando la normativa lo exija, por ejemplo por superar el monto máximo previsto para el documento equivalente. El Servicio puede advertirlo, pero la decisión y la obligación son del Comerciante.
6. Entrega: entregar el documento al adquirente en la forma que la norma exija.
7. Revisión: revisar el estado de los documentos (aceptado, rechazado o pendiente) y corregir los rechazos.
8. Conservación: conservar los documentos y soportes durante el término que fijen las normas tributarias y comerciales. El Servicio permite consultarlos y exportarlos mientras la cuenta esté activa, pero no reemplaza el deber de conservación del Comerciante.

Barona Enterprise no presta asesoría tributaria ni contable y no responde por sanciones derivadas de información incorrecta, de configuraciones hechas por el Comerciante o de incumplimientos de sus obligaciones. Barona Enterprise actúa como proveedor del software; no actúa como proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, salvo que lo informe de manera expresa. La disponibilidad de los servicios de la DIAN no depende de Barona Enterprise.

10. Modo sin conexión y contingencia

La caja puede seguir vendiendo cuando no hay internet. Para hacerlo usa números reservados con anticipación para cada caja y guarda las ventas en el equipo hasta que vuelve la conexión; entonces las registra en el Servicio y las transmite a la DIAN.

• Para vender sin conexión, la caja debe haberse abierto antes con internet en ese equipo, con una sesión iniciada y números disponibles. Si se agotan los números reservados, no podrá vender sin conexión hasta reconectarse.
• El Comerciante debe restablecer la conexión lo antes posible y verificar que todas las ventas pendientes se sincronizaron y se transmitieron a la DIAN dentro de los plazos que fije la normativa vigente para la contingencia. Esa transmisión oportuna es responsabilidad del Comerciante.
• Mientras no se sincronizan, las ventas existen solo en ese equipo. Si se borran los datos del navegador, se daña o se pierde el equipo o se reinstala el sistema antes de sincronizar, esas ventas pueden perderse. Barona Enterprise no responde por ventas que no llegaron a sus servidores.
• Las ventas registradas después de cerrado el turno quedan marcadas para su revisión.

11. Modo simulación

El modo simulación sirve para capacitar a los cajeros y probar la configuración. Los documentos de simulación se marcan como tales, no se envían a la DIAN, no tienen validez fiscal y no consumen la bolsa de documentos.

El Comerciante no debe entregar documentos de simulación a sus clientes como soporte de una venta real ni usarlos para ocultar operaciones. Antes de vender de verdad debe pasar al ambiente real con su habilitación, numeración y certificado vigentes. El uso indebido de la simulación es responsabilidad exclusiva del Comerciante.

12. Medios de pago y fiado

• Barona POS registra el medio de pago que informa el cajero (efectivo, tarjeta, Nequi, Daviplata, Bre-B, transferencia, pago mixto, fiado u otro). Los pagos con tarjeta, billeteras o transferencias se procesan por fuera del Servicio, con el datáfono, banco o entidad que el Comerciante contrate directamente.
• Barona Enterprise no es entidad financiera ni de pagos, no es parte de esas transacciones y no responde por su aprobación, reversión, contracargo, costo o liquidación. La conciliación de los pagos electrónicos es responsabilidad del Comerciante.
• El fiado es un crédito que el Comerciante otorga a sus clientes bajo su propio riesgo. Barona POS solo lleva el registro de saldos y abonos; no cobra, no gestiona cartera y no reporta a centrales de riesgo. Si el Comerciante reporta información de sus clientes a operadores de información, debe cumplir la Ley 1266 de 2008.

13. Integraciones con software de terceros

La conexión con Barona Contable es nativa. Además, el Servicio puede enviar las ventas a Siigo y Alegra por integración directa, y a World Office, Helisa, ContaPyme y Loggro por conector o por archivo de importación, según el plan contratado.

• Esas marcas pertenecen a sus respectivos titulares. Barona Enterprise no está afiliada a ellos ni cuenta con su respaldo; las menciona solo para indicar compatibilidad.
• Las integraciones dependen de las interfaces (API), formatos y condiciones que defina cada tercero, que pueden cambiar, limitarse o suspenderse sin aviso. Barona Enterprise hará esfuerzos razonables para mantenerlas, pero no garantiza su funcionamiento continuo.
• El Comerciante debe tener su propia licencia vigente con el tercero y entregar las credenciales necesarias. Al configurar un conector, autoriza a Barona Enterprise a enviar la información correspondiente a ese tercero, cuyo tratamiento se rige por las condiciones de dicho tercero.
• El Comerciante y su contador deben revisar la contabilización que resulte en el software de destino.

14. Hardware y Barona Conector de Caja

Barona POS funciona con equipos estándar: impresoras térmicas ESC/POS, cajones monederos, lectores de código de barras, balanzas por puerto serie y pantallas adicionales. La lista de referencia está en Dispositivos compatibles. Barona Enterprise no vende ni garantiza hardware, salvo acuerdo escrito aparte, y no garantiza la compatibilidad con todos los modelos, controladores, versiones de firmware, sistemas operativos o navegadores.

El Barona Conector de Caja es un programa gratuito para Windows 10 y 11 que se entrega para usarlo exclusivamente con Barona POS. Se suministra en el estado en que se encuentra, sin garantía de funcionamiento con todo equipo. El Comerciante es responsable de instalarlo correctamente, de conectar y configurar sus equipos según las instrucciones del fabricante (por ejemplo, que el cajón y la impresora tengan el mismo voltaje) y de conceder en el navegador los permisos que la caja necesita.

15. Disponibilidad del servicio y mantenimientos

Barona Enterprise procura que el Servicio esté disponible de forma continua, lo aloja en la nube de Microsoft Azure y hace copias de respaldo diarias. Sin embargo, no garantiza un funcionamiento ininterrumpido o libre de errores.

• Los mantenimientos programados se avisarán con anticipación cuando sea posible y se procurará hacerlos en horarios de baja actividad. Los mantenimientos urgentes por seguridad o estabilidad pueden hacerse sin aviso previo.
• El modo sin conexión permite seguir vendiendo durante cortes de internet o del Servicio, con las condiciones de la sección Modo sin conexión y contingencia.
• Barona Enterprise no responde por fallas de la conexión a internet o de la energía del Comerciante, de los servicios de la DIAN, de los proveedores de software contable conectados ni por eventos de fuerza mayor o caso fortuito.

16. Propiedad intelectual

El software, el código fuente y objeto, el diseño, los textos, los videos, las bases de datos propias y las marcas Barona POS, Barona Contable y Barona Enterprise, con sus logos, son de propiedad de Barona Enterprise o de sus licenciantes y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión 351 y la Decisión 486 de la Comunidad Andina y las demás normas aplicables. Ningún derecho se transfiere al Comerciante, salvo la licencia de uso descrita a continuación.

La información que el Comerciante registra (productos, ventas, clientes y demás) le pertenece. El Comerciante autoriza a Barona Enterprise a alojarla y procesarla solo para prestar el Servicio, según la Política de tratamiento de datos personales.

17. Licencia de uso

Mientras la suscripción o la prueba estén vigentes, Barona Enterprise concede al Comerciante y a sus Usuarios una licencia limitada, no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para usar el Servicio y el Barona Conector de Caja en la operación de su propio negocio en Colombia, dentro de los límites de su plan. La licencia termina con la terminación del Servicio.

18. Usos prohibidos

No está permitido:

• Usar el Servicio para actividades ilegales, para expedir documentos falsos o para ocultar ingresos o evadir impuestos.
• Presentar documentos de simulación como documentos válidos ante clientes o autoridades.
• Intentar acceder a información de otras empresas o de otros usuarios, o eludir los controles de roles, la clave de supervisor o la verificación en dos pasos.
• Copiar, modificar, descompilar o aplicar ingeniería inversa al software o al Conector de Caja, salvo en lo que la ley permita expresamente.
• Revender, alquilar o sublicenciar el Servicio sin autorización escrita de Barona Enterprise.
• Sobrecargar la plataforma, hacer extracción automatizada de datos, introducir código malicioso o hacer pruebas de intrusión sin autorización (para reportar fallas ver reporte responsable de vulnerabilidades).
• Compartir credenciales entre varias personas.

19. Suspensión y terminación

• El Comerciante puede cancelar en cualquier momento escribiendo a info@baronaenterprise.com o por los medios que habilite la aplicación.
• Barona Enterprise puede suspender o terminar el acceso por incumplimiento de estos Términos, por falta de pago, por orden de autoridad competente o cuando exista un riesgo cierto para la seguridad del Servicio o de terceros. Salvo urgencia u orden legal, avisará antes al Comerciante para que corrija la situación.
• Barona Enterprise puede dejar de ofrecer el Servicio avisando con al menos noventa (90) días calendario de anticipación y permitiendo la exportación de la información.

20. Exportación de datos al terminar

El Comerciante puede exportar su información en cualquier momento, en los formatos disponibles en la aplicación. Antes de cancelar, debe sincronizar las ventas pendientes de todas sus cajas.

Después de la cancelación o la terminación, Barona Enterprise conservará la información durante noventa (90) días calendario para que el Comerciante la descargue. Vencido ese plazo, la eliminará o la anonimizará, salvo la que deba conservar por obligación legal. Las copias de respaldo se eliminan según su ciclo normal de rotación.

21. Limitación de responsabilidad

En la medida en que la ley lo permita:

• Barona Enterprise no responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades ni por decisiones tomadas con base en información registrada de forma incorrecta o incompleta.
• Barona Enterprise no responde por sanciones, intereses o reclamaciones derivados del incumplimiento de las obligaciones del Comerciante ante la DIAN, sus clientes o terceros, ni por pérdidas de ventas que no se sincronizaron.
• La responsabilidad total de Barona Enterprise por cualquier reclamación relacionada con el Servicio se limita al valor pagado por el Comerciante por Barona POS en los tres (3) meses anteriores al hecho que la origina.

Estas limitaciones no aplican en caso de dolo o culpa grave de Barona Enterprise, ni restringen los derechos que la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) reconoce al Comerciante cuando actúe como consumidor; en ese caso, cualquier estipulación contraria a esa ley se tendrá por no escrita.

22. Indemnidad

El Comerciante mantendrá indemne a Barona Enterprise frente a reclamaciones de sus clientes, de sus trabajadores, de la DIAN o de terceros que se originen en la información que registró, en el uso indebido del Servicio o en el incumplimiento de estos Términos o de la ley.

23. Modificaciones

Barona Enterprise puede modificar estos Términos. Publicará la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia y, si el cambio es sustancial, lo informará por correo o dentro de la aplicación con al menos treinta (30) días calendario de anticipación. Si el Comerciante no está de acuerdo, puede cancelar antes de la entrada en vigencia; si continúa usando el Servicio, se entiende que acepta la nueva versión.

24. Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver sus diferencias de manera directa durante un plazo de treinta (30) días calendario contados desde la reclamación escrita. Si no llegan a un acuerdo, la controversia se someterá a los jueces competentes de la República de Colombia.

Cuando el Comerciante actúe como consumidor, podrá además acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones de protección al consumidor.

25. Contacto

Para preguntas sobre estos Términos, peticiones, quejas o reclamos, escribe a info@baronaenterprise.com o consulta los canales de Soporte y contacto. Las PQR se atienden según lo descrito en Peticiones, quejas y reclamos.

Versión 1.0, vigente desde el 7 de octubre de 2026. Documento elaborado por el Equipo de Consultoría Barona Enterprise.